Aktuelle Themen - Archiv

Home-Office, Dienst-Smartphone, elektronischer Kalender – die Digitalisierung verändert fortlaufend die Arbeitswelt und ist aus dem Berufsalltag von Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie schafft neue Geschäftsmodelle und verändert die Organisation der Arbeit sowie allgemeine Prozesse.

„Im normalen Geschäftsverkehr spielen auch elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, eine immer größere Rolle. Bei ihrer Nutzung sollten Unternehmer allerdings ein paar rechtliche Besonderheiten beachten“, so die Steuerberaterkammer Niedersachsen.   Definition und Vorteile elektronischer Rechnungen: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem digitalen Format erstellt und empfangen wird. Der Versand solcher Rechnungen birgt sowohl für den Versender als auch für den Empfänger ein erhebliches Einsparpotenzial. Mit der schnellen Übermittlung und der automatischen Bearbeitung ist beispielsweise ein schnellerer Rechnungsausgleich möglich.   Zudem kann der Empfänger die Eingangsrechnungen sofort automatisch weiterverarbeiten und muss die Rechnungsdaten nicht manuell in den internen Systemen erfassen. Das digitalisierte Verfahren ist somit weniger fehleranfällig und ermöglicht eine erleichterte Buchführung.

Was gilt es zu beachten?

Generell gelten beim Versand elektronischer Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie bei Papierrechnungen. So sind insbesondere die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsangaben auch weiterhin anzugeben. Elektronische Rechnungen können in unterschiedlichen Formaten versandt werden. Dabei wird unterschieden zwischen strukturierten Daten (z. B. EDI, XML), unstrukturierten Daten (z. B. Rechnungen im PDF-/TIF-/JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text) und hybriden Daten (z. B. ZUGFeRD). Der Versand kann über zahlreiche technische Übermittlungsverfahren erfolgen, wie E-Mail, Computer-Fax, Faxserver, DE-Mail, E-Post oder per Web-Download. Eine elektronische Signatur ist nicht mehr vorgeschrieben, darf aber verwendet werden.

Der Empfänger der elektronischen Rechnung sollte die Regularien der Rechnungseingangsprüfung beachten. Auch diese Rechnungen müssen inhaltlich richtig sein. Dies bedeutet, dass die Leistung, der Leistende, das Entgelt und der Zahlungsempfänger korrekt angegeben sein müssen. Es ist ratsam, keine Rechnungen in Anwendungsdateien, wie Word oder Excel, zu akzeptieren, da diese leicht manipulierbar sind. Besser sind beispielsweise elektronische Rechnungen im PDF-Format.

Erfolgt die elektronische Rechnungsstellung durch einen Web-Download, so liegt der Eingang der elektronischen Rechnung und mit diesem die Berechtigung zum Vorsteuerabzug erst dann vor, wenn der Web-Download tatsächlich vollzogen wurde. Eine Benachrichtigung über das Vorhandensein des Downloads reicht nicht aus. Bei sog. Dokumenten-Management-Systemen (DMS) gelten Besonderheiten, insbesondere hinsichtlich des Nachweises des zeitlichen Eingangs der elektronischen Rechnung und der Archivierung der entsprechenden E-Mail.

Wie erfolgt die Kontierung bei der elektronischen Rechnung?

Die Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum müssen bei einem elektronischen Beleg z. B. durch die Verbindung mit einem die entsprechenden Angaben enthaltenden Datensatz oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Der Empfänger muss zudem eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Rechnungen in dem Format aufbewahren, indem er sie empfangen hat. Eine PDF-Datei muss beispielsweise im PDF-Format archiviert werden. Während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist der Rechnungen muss der Empfänger sicherstellen, dass die Dokumente verfügbar und lesbar vorliegen sowie nicht verändert oder gelöscht werden können.

Fazit
Elektronische Rechnungen bieten erhebliche Vorteile, aber auch Fallstricke für Unternehmer. Um sie rechtlich sicher nutzen zu können, hilft der Rat eines Experten.

Quellenangabe: Steuerberaterkammer Niedersachsen

Privat oder gesetzlich – das ist die Frage, die sich Selbstständige bei ihrer Krankenversicherung stellen müssen. Wer sich als Selbstständiger in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig versichert hat, für den gilt ab dem 1. Januar 2018 eine Änderung in der Beitragsbemessung. Die monatlichen Krankenversicherungsbeiträge werden von der eigenen Krankenkasse zunächst nur vorläufig festgesetzt. Erst nach Vorlage des Einkommensteuerbescheids setzen die Krankenkassen die Beiträge aufgrund der tatsächlich vom Selbstständigen erzielten Einnahmen endgültig fest. Dies kann zur Beitragserstattung, aber auch zur Nacherhebung von Beiträgen führen. Auf Basis des vorgelegten Einkommensteuerbescheides berechnen die Krankenkassen die Beiträge für die Zukunft dann wiederum nur vorläufig.

Bisher gab es diese vorläufige Festsetzung nur bei Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit. Für alle anderen galt, dass die Krankenkassen die Beiträge für das gesamte Jahr im Voraus festsetzten. Bei schwankenden Einnahmen konnten die Beiträge aber immer nur für die Zukunft durch Vorlage z. B. des Einkommensteuerbescheids erhöht, aber auch abgesenkt werden. Mit der Neuregelung verfolgt der Gesetzgeber nun zwei Ziele: Erstens sollen Einnahmeschwankungen vollständig berücksichtigt werden und zweitens soll die Beitragsbemessung weder durch die Bearbeitungszeiten bei der zuständigen Finanzbehörde noch durch eine verzögerte Abgabe von Einkommensteuererklärungen beeinflussbar sein. „Das bedeutet für die Versicherten eine gerechte Beitragszahlung,“ so Steuerberaterkammer Niedersachsen.

Ausnahme: Einnahmen oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze

Nicht betroffen von dieser Neuregelung ist, wer mit seinen Einnahmen über der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Grundsätzlich wird für die Beitragsbemessung in der gesetzlichen Krankenversicherung die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Selbstständigen zugrunde gelegt. Dies wird gedeckelt durch die jeweils geltende Beitragsbemessungsgrenze. Ab dem 1. Januar 2018 erhöht sich diese Grenze für die gesetzliche Krankenversicherung von 52.200 Euro (monatlich: 4.350 Euro) auf 53.100 Euro jährlich (monatlich: 4.425 Euro). Wer also schon den Höchstbeitrag in der gesetzlichen Krankenversicherung zahlt, für den ändert sich an der Höhe seiner Beiträge erst einmal nichts. Sinken die Einnahmen aber im laufenden Jahr, kann der Selbstständige mit einer Erstattung seiner Beiträge rechnen. Aber auch nach unten sind die Beiträge durch eine gesetzliche Mindestbeitragsgrenze beschränkt. Im Jahr 2018 liegt diese monatlich bei 2.283,75 Euro. Ausnahmen hiervon gelten für Existenzgründer oder für Selbstständige mit sehr geringem Einkommen. Für diese Fälle gilt ab dem Jahr 2018 die monatliche Grenze in Höhe von 1.522,50 Euro.

Achtung: Wer es nach Aufforderung der Krankenkasse versäumt, seinen Einkommensteuerbescheid vorzulegen, der muss trotz geringerer Einnahmen rückwirkend den Höchstbeitrag zahlen.

Keine Änderungen zeichnen sich im Jahr 2018 bei den Beitragssätzen ab. Für freiwillig versicherte Selbstständige wird der Beitragssatz weiter bei 14,0 Prozent liegen. Wer einen Anspruch auf gesetzliches Krankengeld ab der 7. Woche der Arbeitsunfähigkeit hat, wird 14,6 Prozent zahlen. Hinzu kommt in beiden Fällen der jeweilige kassenindividuelle Zusatzbeitrag. Neuregelung gilt erst für Beiträge ab 2018.

Die vorläufige Festsetzung der Beiträge gilt erstmals für Zahlungen ab dem Jahr 2018. Rückwirkende Korrekturen für frühere Zeiträume sind ebenso wie ein Anspruch auf vorläufige Festsetzung aufgrund der Neuregelung nicht vorgesehen.

Fazit

Wer in der gesetzlichen Krankenversicherung als Selbstständiger versichert ist, muss künftig bei schwankenden Einnahmen mit einer Beitragserstattung oder -erhöhung rechnen.

Quellenangabe: Steuerberaterkammer Niedersachsen

In der Vergangenheit ließen sich durch manipulierte Registrierkassen Steuern hinterziehen – etwa indem mithilfe von Software nachträglich Umsätze gekürzt wurden. Um diesen Steuerbetrug wirksamer zu bekämpfen, verschärft die Bundesregierung mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, dem sogenannten Kassengesetz, in den nächsten Jahren stufenweise die Anforderungen an Kassensysteme. „Die zahlreichen erhöhten Auflagen betreffen jeden Unternehmer, der mithilfe einer elektronischen Kasse abrechnet. Damit alle Betroffenen im Anforderungsdschungel den Überblick behalten und künftig eine sachlich sowie formell korrekte Kassenführung nachweisen können, sollten sie einige Neuerungen beachten“, so die Steuerberaterkammer Niedersachsen.

Was verändert sich durch das Kassengesetz?

Ab Januar 2018 kann das Finanzamt eine sogenannte Kassennachschau während den üblichen Geschäftszeiten ohne vorherige Ankündigung im Betrieb durchführen. Während einer solchen Nachschau sind die Unternehmer verpflichtet, dem Kassenprüfer die Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung relevanten sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen sowie Auskünfte zu erteilen. Auch elektronische Daten sind dem Prüfer hierbei zur Verfügung zu stellen.

Außerdem sollten Unternehmer folgende Maßnahmen beachten: Ab dem Jahr 2020 muss eine verwendete Registrierkasse ein zertifiziertes Sicherheitssystem enthalten. Dazu sind die Unternehmer verpflichtet, neue Kassen anzuschaffen oder ihre aufrüstbaren Kassen mit dem neuen System auszustatten. Für alle Geschäfte, die mit Hilfe eines Kassensystems erfasst werden, gilt ab dem 1. Januar 2020 eine Belegausgabepflicht. Danach muss der Unternehmer die Belege über das Geschäft dem Kunden unmittelbar elektronisch oder in Papierform zur Verfügung stellen. Um den wachsenden Bürokratieaufwand zu vermeiden, besteht für Unternehmer jedoch die Möglichkeit eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beim Finanzamt zu beantragen.

Sind Unternehmer zur Nutzung eines Kassensystems verpflichtet?

Es besteht keine gesetzliche Vorgabe, wie Kassenaufzeichnungen zu führen sind. Insbesondere ist keine Registrierkassenpflicht vorgesehen. Der Steuerpflichtige hat die Wahl, ob er seine Warenverkäufe manuell mittels einer „offenen Ladenkasse“ oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel, wie z. B. einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse erfasst. Von einer „offenen Ladenkasse“ spricht man, wenn das von den Kunden eingenommene Bargeld in die Kasse eingelegt, das Wechselgeld aus der Kasse herausgegeben und nach Geschäftsschluss der Kasseninhalt gezählt sowie unter Abzug des Anfangsbestands in einem (Tages-)Kassenbericht festgehalten wird. Der Unternehmer zeichnet hierbei die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse auf. Die bei „offenen Ladenkassen“ gefertigten, lückenlosen Tageskassenberichte pro Verkaufstag bilden aneinandergereiht das Kassenbuch und sind Grundlage der Gewinnermittlung. Eventuelle Entnahmen, Einlagen (einschl. Herkunftsnachweis) und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Besteht Einzelaufzeichnungspflicht, müssen auch bei einer „offenen Ladenkasse“ Informationen über den einzelnen Umsatz vorliegen.

Was bedeutet Einzelaufzeichnungspflicht?

Die Einzelaufzeichnungspflicht bei Bareinnahmen ist mit dem Kassengesetz erstmals gesetzlich geregelt. Aber auch für Zeiträume vor der Gesetzesänderung galt die Einzelaufzeichnungspflicht sowohl für bilanzierende Steuerpflichtige als auch für Einnahmenüberschussrechner.

Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen die Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb kürzester Zeit möglich ist, einen Überblick über die Umsätze des Unternehmers und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten sowie die Grundlagen für die Steuerberechnung festzustellen. Die Finanzverwaltung fordert in der Regel die Aufzeichnung jedes Geschäfts – also auch jeder Betriebseinnahme und -ausgabe, jeder Einlage und Entnahme – in einem Umfang, der eine Überprüfung der Geschäftsgrundlagen, des Inhalts und der Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet, dass neben dem Preis der Ware oder Dienstleistung auch der Inhalt des Geschäfts und der Name des Kunden aufzuzeichnen sind.

Allerdings ist auch der Aspekt der Zumutbarkeit zu beachten. Im Kassengesetz hat der Gesetzgeber geregelt, dass Unternehmer, die im Allgemeinen Waren an ihnen nicht bekannte Kunden gegen Barzahlung verkaufen, in der Regel nicht verpflichtet sind, die baren Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Nach einem aktuellen Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 12. Juli 2017 kann diese Ausnahme auch auf Klein-Dienstleister, wie Friseure oder Kosmetiker anwendbar sein.

Fazit

Hat die Kassenführung in bargeldintensiven Betrieben, wie Metzger- oder Bäckereien, formelle Mängel, wird schnell die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß angesehen. Strafen und Steuernachzahlung schließen sich an. Um eine sachlich und formell korrekte Kassenführung nachzuweisen, müssen Unternehmer zum Teil komplexe Auflagen erfüllen. Da kann es sinnvoll sein, einen Steuerberater als kompetenten Ansprechpartner hinzuzuziehen.

Quellenangabe: Steuerberaterkammer Niedersachsen